Home » SOP adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Tips Membuatnya

SOP adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Tips Membuatnya

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah panduan yang berkaitan dengan kinerja perusahaan. Anda pasti sudah tidak asing dengan istilah SOP karena sudah diterapkan berbagai perusahaan, kantor, maupun organisasi di sekitar kita.

SOP tidak hanya sekadar berisi aturan saja, melainkan berisi tentang apa saja tugas yang harus dilakukan, prosedur, solusi untuk menyelesaikan pekerjaan dan lainnya. Berikut ini penjelasan lengkap mengenai SOP, mulai dari pengertian hingga tips.

Pengertian SOP Adalah Berikut

Pengertian SOP

Sebelum membahas lebih lanjut tentang SOP, ada baiknya kita mengulas tentang pengertian terlebih dahulu. SOP merupakan serangkaian tata cara yang harus dilakukan untuk memperoleh hasil yang ingin dicapai sehingga bisa dijadikan sebuah panduan.

Sejumlah ahli mempunyai opini tentang pengertian SOP, misalnya pendapat dari Sailendra yang mengatakan bahwa SOP merupakan panduan yang berfungsi untuk memastikan aktivitas operasional dari organisasi atau perusahaan lancar.

Fungsi SOP yang Paling Utama

Standar Operasional Prosedur

Pembuatan SOP punya sejumlah fungsi dan yang paling utama adalah instruksi kerja yang harus dipatuhi seluruh pihak. Bayangkan saja jika suatu perusahaan tidak punya SOP, bagaimana perusahaan tersebut akan berjalan.

  1. Sebagai Dasar Hukum

Salah satu fungsi SOP adalah sebagai dasar hukum yang membicarakan tentang hak dan tanggung jawab tiap pihak. Dengan adanya SOP, setiap kesalahan atau pelanggaran akan mendapatkan sanksi atau hukum yang sudah disepakati keduanya.

  1. Sebagai Panduan Kerja

SOP berguna sebagai arahan bekerja karyawan sehingga memudahkan proses operasional dalam perusahaan maupun organisasi. Panduan ini meliputi tahapan pekerjaan yang berguna membantu karyawan dalam menyelesaikan tugasnya.

Dengan adanya SOP, pegawai atau karyawan akan tahu apa yang harus dikerjakan. Hak dan kewajibannya, standar kerja yang diharapkan perusahaan hingga batasan kerja.

  1. Memberikan Info Terkait Pekerjaan

SOP juga berfungsi untuk memberikan informasi mengenai tugas atau pekerjaan, baik itu prosedur dan semua kemungkinan yang bisa terjadi. Bukan hanya itu, SOP juga berisi tentang tantangan karyawan selama bekerja.

  1. Pedoman Disiplin Kerja

Fungsi lain dari SOP adalah sebagai pedoman disiplin kerja karena aturan yang harus diikuti semua pihak merupakan inti dari SOP. Selain itu, SOP juga berisi tentang konsekuensi dari perbuatan melanggar yang dilakukan.

Keberadaan dari aturan dan konsekuensi di dalam SOP. Maka kedisiplinan kerja karyawan akan lebih baik.

Tujuan dari Adanya Pembuatan SOP

Tujuan dari Adanya Pembuatan SOP

Selanjutnya, kita akan membahas tujuan dari pembuatan SOP, baik untuk perusahaan maupun karyawan. Tujuannya dimulai dari meminimalisir kesalahan hingga membantu perusahaan mencapai target.

  1. Mengurangi Kesalahan

Tujuan pertama dari SOP adalah meminimalisir kesalahan yang bisa terjadi karena ketidaktahuan karyawan akan prosedur perusahaan. Keberadaan SOP diharapkan mampu menjadi pedoman.

Agar setiap pihak mengikuti dan tahu tentang tugasnya. Dengan adanya petunjuk yang jelas, maka kesalahan bisa diminimalisir sehingga kerugian juga dapat berkurang.

  1. Karyawan Mengetahui Pekerjaannya Lebih Mudah

Tujuan kedua dari SOP yang wajib Anda ketahui adalah karyawan menjadi lebih mudah mengetahui tentang pekerjaannya. Tujuan ini menjadi sangat berarti bagi karyawan baru yang masuk ke perusahaan sehingga bisa memahami tugasnya.

  1. Karyawan Lebih Mudah Beradaptasi

SOP juga bertujuan untuk karyawan baru agar lebih mudah beradaptasi dalam dunia kerjanya yang baru. Karyawan baru bisa mengetahui hak dan kewajiban yang harus dilakukannya pada perusahaan dengan memahami SOP yang ada.

Karyawan juga akan mendapatkan informasi terkait pekerjaannya secara detail. Sehingga karyawan baru tidak perlu bingung lagi dalam bekerja.

  1. Membantu Pencapaian Target Perusahaan

Tujuan lain dari SOP adalah membantu tercapainya target atau visi misi perusahaan yang diharapkan. Setiap perusahaan tentu memiliki target yang ingin dicapai dan SOP bisa menjadi sarana yang paling tepat untuk membantu perusahaan.

Manfaat SOP yang Dapat Dirasakan

Manfaat SOP

SOP memiliki manfaat tersendiri yang bisa dirasakan oleh karyawan maupun perusahaan. Manfaat utamanya adalah memberikan arahan secara tertulis mengenai kinerja karyawan dan masih ada manfaat lainnya, seperti berikut.

  1. Menumbuhkan Reputasi

Meningkatkan reputasi merupakan manfaat pertama yang bisa Anda dapatkan dari adanya SOP. Bukan hanya untuk karyawan, SOP juga sangat bermanfaat.

Terutama untuk meningkatkan reputasi perusahaan di mata klien atau rekan bisnis. Ketika perusahaan dapat menjalankan aturan dengan baik, maka klien akan memberikan penilaian yang baik.

  1. Sebagai Arahan saat Bekerja

Manfaat selanjutnya yang dimiliki SOP adalah sebagai pedoman bagi karyawan bagi perusahaan. Karyawan yang bingung terhadap tugasnya tentu bisa menghambat kinerja perusahaan sehingga SOP bisa menjadi solusi untuk mengatasi hal tersebut.

  1. Sebagai Sistem yang Memudahkan

Manfaat selanjutnya yang dimiliki SOP, yaitu sebagai sistem yang memudahkan pelaksanaan tugas. SOP bermanfaat sebagai panduan dari semua pihak terkait mengenai standar, tugas hingga batasan tiap pihak terkait.

  1. Menjaga Karakteristik Perusahaan

Anda juga bisa merasakan manfaat dari SOP, yaitu menjaga karakteristik perusahaan sebagai arahan yang harus diikuti semua karyawan. Dengan adanya arahan tertulis ini, setiap karyawan mampu melakukan tugasnya dengan baik dan sesuai standar.

  1. Memberikan Tata Tertib yang Jelas

Manfaat terakhir dari SOP adalah memberikan aturan yang jelas ke semua pihak terkait. Pedoman ini berisi tentang aturan perusahaan, cara kerja di perusahaan.

Selain itu juga budaya, standar, konsekuensi bagi pelanggar dan lain sebagainya. Misalnya saja, suatu perusahaan memiliki aturan yang mewajibkan karyawannya menggunakan seragam saat bekerja.

Prinsip dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Prinsip dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur

SOP dibuat dengan segala pertimbangan dan diskusi dari berbagai banyak pihak terkait. Berikut ini adalah beberapa prinsip yang harus diperhatikan agar aturan di SOP bisa memberikan manfaat yang efektif dan efisien.

  1. Efektif dan Efisien

Prinsip pertama dalam menyusun SOP yaitu efektif dan efisien. Artinya setiap urutan kerja dalam SOP memiliki efisiensi waktu, tenaga dan biaya yang terjaga.

Meski begitu, diharapkan prosedur tersebut mampu menghasilkan performa terbaik. Untuk mendapatkan SOP yang efektif dan efisien, perusahaan harus membuat SOP berdasarkan tujuan yang dimiliki.

  1. Terukur

Prinsip lain yang harus dimiliki SOP adalah terukur sehingga memudahkan perusahaan dalam menilai, apakah aturan masih relevan atau tidak. Tujuan atau target perusahaan harus bisa diukur secara kualitatif maupun kuantitatif.

  1. Jelas dan Mudah Dipahami

Pembuatan SOP juga harus sesuai dengan prinsip jelas dan mudah dipahami. SOP berisi aturan dan tahapan kerja sehingga harus bersifat jelas akan mudah dipahami oleh para karyawan baru sehingga meminimalkan terjadinya kesalahan.

  1. Keselarasan

Penyusunan SOP juga harus memperhatikan prinsip keselarasan yang berhubungan dengan target perusahaan. Keselarasan ini diterapkan berdasarkan sumber daya, visi, misi dan hal lainnya terkait dengan perusahaan.

  1. Dinamis

Dinamis juga menjadi salah satu prinsip pembuatan SOP yang harus diperhatikan. Karena kondisi perusahaan dapat berubah kapan saja.

Meski SOP sudah dibuat, tapi kondisi yang berubah juga akan berpengaruh pada aturan yang ada. Setiap kekurangan SOP bisa dilakukan perbaikan agar menghasilkan panduan terbaru yang lebih baik dibanding sebelumnya.

  1. Terbuka

Prinsip lain yang harus dipertimbangkan dalam menyusun SOP adalah keterbukaan, artinya setiap aturan harus bersifat transparan. SOP yang menerapkan prinsip ini tentu lebih mudah dipahami oleh setiap pihak, baik itu hak dan tanggung jawab.

  1. Kepastian Hukum

Prinsip SOP lain yang harus Anda ketahui adalah kepastian hukum yang mengatur apabila terjadi kesalahan. SOP berfungsi untuk memberikan perlindungan bagi setiap pihak dari penyelenggaraan pihak lain jadi harus memiliki kepastian hukum.

Tips Menyusun SOP yang Terbaik

Tips Menyusun SOP

Untuk mendapatkan SOP terbaik, Anda harus tahu hal apa saja yang harus diperhatikan dan tips pembuatan SOP. Berikut ini ada beberapa tips pembuatan SOP yang bisa Anda terapkan.

  1. Menentukan Tim atau Orang yang Tepat

Tips pertama yang harus dilakukan untuk membuat SOP adalah menentukan tim yang tepat dalam menyusun aturan tersebut. Pastikan Anda membuat SOP bersama orang yang memahami tentang prosedur, konsekuensi dan lainnya.

Anda pasti membutuhkan orang yang ahli dalam hal teknis maupun non-teknis perusahaan sehingga didapatkan SOP terbaik.

  1. Membuat Visual yang Menarik

Tips berikutnya dari pembuatan SOP adalah membuat visual yang menarik, misalnya dalam bentuk gambar agar lebih mudah dipahami. SOP dalam bentuk gambar membuat visualnya menjadi lebih menarik.

Jadi kita tidak bosan untuk membacanya. Anda bisa menambahkan gambar, warna atau font huruf yang menarik agar makin banyak karyawan yang paham terhadap SOP.

  1. Perhatikan Kerja di Lapangan

Penting untuk memperhatikan siapa yang akan menggunakan atau membutuhkan SOP. Penggunaan SOP seharusnya tidak akan menimbulkan masalah lain.

Terutama jika Anda juga memperhatikan kondisi kerja di lapangan. SOP seharusnya berisikan aturan dan solusi yang aplikatif agar mudah diikuti oleh pihak terkait.

  1. Perhatikan Gaya Penulisan

Dalam membuat SOP, Anda harus memperhatikan kerja yang ada di lapangan agar SOP tidak hanya bersifat teoritis tapi juga aplikatif. Gaya bahasa yang digunakan juga harus disesuaikan dengan apa yang ada di lapangan agar lebih mudah dipahami.

Perbedaan bahasa yang digunakan pada SOP dan di lapangan. Tentu akan menimbulkan kebingungan bagi karyawan, khususnya yang masih baru.

  1. Lakukan Uji Coba Sebelum SOP Diterapkan

Tips lain yang harus Anda perhatikan sebelum melakukan SOP adalah melakukan pengujian. Tips ini dilakukan agar perusahaan mengetahui apakah SOP sudah sesuai dengan tujuan perusahaan atau belum.

Uji coba ini berguna juga untuk menilai respon dari karyawan dan pihak terkait tentang SOP yang sudah dibuat. Sehingga SOP yang sudah dibuat dapat berjalan dengan lancer sebelum diterapkannya.

BACA JUGA: Tugas adan Wewenang Seorang CEO Perusahaan

  1. Pastikan Setiap Aturan Memiliki Manfaat

Setiap aturan yang ada di dalam SOP tidak sembarang dibuat begitu saja karena harus memiliki alasan di baliknya. Anda harus memahami apa manfaat yang akan diberikan oleh aturan tersebut sehingga menguntungkan semua pihak.

Jangan sampai ada yang berpikir bahwa aturan tersebut tidak ada gunanya. Jadi pastikan untuk setiap aturan yang dibuat memiliki tujuan dan manfaatnya agar SOp berfungsi secara lebih efektif dan efisien.

  1. Pastikan Semua Pihak Sepakat

Tips selanjutnya dalam membuat SOP adalah pastikan seluruh pihak terkait sepakat dengan aturan yang ada di dalam SOP. Anda harus memastikan bahwa semua pihak yang terlibat setuju agar tidak muncul konflik di hari mendatang.

  1. Selalu Tinjau SOP yang Sudah Diterapkan

Tips terakhir yang bisa Anda terapkan dalam pembuatan SOP adalah selalu melakukan tinjauan pada SOP yang sudah ada. Kondisi perusahaan yang selalu berubah membuat Anda harus melakukan perbaikan dan penyesuaian.

Dengan begitu, aturan yang ada di dalam SOP akan lebih relevan dengan kondisi perusahaan, pasar maupun faktor lainnya. Itulah mengapa Anda harus melakukan penyesuaian aturan.

SOP memiliki peran penting dalam kinerja dan operasional di dalam perusahaan jadi pastikan Anda menyusun setiap aturan dengan penuh pertimbangan. Tips pembuatan SOP adalah bagian penting untuk mendapatkan aturan yang tepat.

Bagikan artikel:
error: Content is protected !!