Home » HRIS Adalah Human Resources Information System, Berikut Manfaatnya

HRIS Adalah Human Resources Information System, Berikut Manfaatnya

HRIS adalah sistem dengan manfaat besar dalam bidang human resources. Sistem tersebut berperan dalam menentukan keberhasilan suatu perusahaan karena berhubungan dengan sumber daya manusia.

Banyaknya tugas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia kerap membutuhkan banyak pegawai personalia. Sehingga dibutuhkan sistem informasi agar manajemen sumber daya manusia menjadi lebih efektif dan efisien.

Sistem juga dapat dapat digunakan untuk membuat laporan yang dapat membantu proses pengambilan keputusan oleh pimpinan perusahaan. Simak artikel ini untuk mengetahui informasi lengkap mengenai HRIS.

Memahami Pengertian HRIS

Mengelola SDM tidak berkaitan dengan motivasi karyawan saja namun juga mengembangkan dan memberikan hak mereka. Ada juga penanganan lain yang cukup intensif agar dapat mencapai tujuan.

HRIS atau Human Resources Information System merupakan sistem, baik berupa kesatuan tersendiri atau sistem besar dalam enterprise resource planning. Melalui sistem tersebut HR dapat mengelola berbagai hal.

Meliputi kelola atau akses informasi kebutuhan SDM, penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, informasi mengenai payroll hingga kebijakan dan prosedur perusahaan. Terkadang, didukung oleh software sehingga proses menjadi otomatis dan digital.

HRIS adalah sistem diperlukan oleh semua jenis perusahaan di dunia. Karena memberikan kemudahan dalam berbagai informasi yang mampu menunjang performa perusahaan terkait.

Sistem ini cukup lengkap, mulai dari database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting dan management. Contohnya untuk data pegawai yang disimpan secara manual akan lebih rawan disalahgunakan oleh pihak tidak berwenang.

Dalam HRIS online, data pegawai hanya dapat diakses oleh pihak berwenang. Sehingga sifatnya sangat personal dan mampu menghindarkan dari kebocoran serta penyalahgunaan data.

Tidak hanya itu, penyimpanan data pegawai dalam HRIS juga dilaksanakan secara terpusat. Sehingga mampu mencegah hilangnya data atau mencegah kesulitan mencari data ketika sedang dibutuhkan dalam waktu cepat.

Manfaat Penggunaan HRIS Dalam Perusahaan

Pengelolaan SDM yang dilaksanakan secara manual akan merepotkan dan menghabiskan banyak waktu. Melalui HRIS, pekerjaan dapat dilaksanakan secara otomatis dan memberikan lebih banyak manfaat.

  1. Otomatisasi Pekerjaan Berulang

Banyak sekali pekerjaan tim personalia dilakukan secara berulang melalui cara manual. Pekerjaan tersebut meliputi perekapan absen, proses pendistribusian gaji, perhitungan pajak hingga perhitungan payroll.

Semua pekerjaan tersebut dapat dilakukan secara otomatis melalui HRIS. Hal ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat, efektif dan efisien untuk dilaksanakan dalam perusahaan terkait.

  1. Mempermudah Kontrol Kinerja Pegawai

Manfaat lain dari HRIS adalah dapat digunakan untuk penilaian kinerja pegawai. Sehingga manajer HRD bisa mengontrol kinerja mereka dan membandingkannya dengan target perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya.

  1. Biaya Tim Personalia Lebih Kecil

Biaya adalah masalah penting dalam suatu perusahaan. Dengan adanya HRIS mampu mengurangi biaya tim personalia melalui pengurangan pemakaian kertas, aplikasi tambahan dan biaya lembur.

  1. Memudahkan Penerimaan Pegawai Baru

Melalui HRIS akan kelihatan bagian divisi mana yang memerlukan pegawai baru. Selain itu juga dapat diketahui dengan mudah kriteria apa yang diperlukan dalam pemilihan calon pegawai baru tersebut.

Kemudahan tersebut sangat mendukung pekerjaan HRD dalam proses pemilihan pegawai. Pekerjaan menjadi lebih cepat dan praktis hingga menempatkan pegawai baru tersebut dalam divisi yang diperlukan perusahaan.

  1. Membantu Proses Pengambilan Keputusan

Sistem HRIS mampu memberikan informasi mengenai sumber daya manusia dengan tepat dan cepat karena sifatnya terpusat dan otomatis. Sehingga manajer HRD dapat mengakses informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

  1. Mengurangi Human Error

Ketika melakukan perhitungan secara manual, kesalahan cukup sulit untuk dihindari. Namun bila menggunakan HRIS, kesalahan perhitungan dapat dicegah melalui sistem otomatis yang canggih.

  1. Fleksibilitas Akses Data

Aplikasi yang mampu mendukung HRIS umumnya terkoneksi secara online. Sehingga data dapat diakses oleh pihak berwenang di mana saja dan kapan saja tanpa harus membuka dokumen dalam bentuk kertas.

Fitur-fitur yang Perlu Tersedia dalam HRIS

Saat Anda akan menggunakan HRIS, maka harus memastikan software terkait mempunyai fitur yang diperlukan oleh perusahaan dan pegawai. Berikut ini fitur yang umum diperlukan dalam software HRIS.

  1. Manajemen Penggajian (Payroll Management)

Penggajian merupakan masalah penting dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, software yang Anda gunakan wajib mempunyai fitur payroll management untuk membantu proses perhitungan sampai pembayaran gaji pegawai.

Anda juga perlu mempunyai fitur penunjang lain seperti tunjangan, pembayaran pajak, lembur dan sebagainya. Hal ini akan memudahkan pekerjaan payroll management sehingga lebih hemat waktu dan tenaga.

Alasannya adalah karena setiap pegawai mempunyai jumlah upah, tunjangan dan pembayaran pajak berbeda. Perhitungan bisa dilaksanakan secara otomatis melalui kehadiran, jam kerja, kinerja dan potongan pajak.

  1. Manajemen Rekrutmen

Melalui fitur manajemen rekrutmen, manajer HRD bisa menyusun tahapan proses rekrutmen. Mulai dari verifikasi informasi, wawancara, evaluasi kemampuan, negosiasi, penerimaan sampai onboarding dan offboarding.

  1. Manajemen Waktu

HRIS juga wajib mempunyai fitur yang memudahkan pengelolaan absensi karyawan. Sehingga Anda tidak perlu mencatat kehadiran setiap karyawan secara manual dengan kertas atau excel.

Mulai dari kehadiran, jam kerja, cuti, lembur dan lainnya dapat dicatat secara otomatis ke dalam sistem. Sehingga gaji akan dihitung secara otomatis melalui perhitungan akurat.

  1. Manajemen Penilaian

Dalam jangka waktu tertentu, misalnya satu tahun sekali perusahaan akan melaksanakan proses evaluasi bagi karyawan. Perusahaan akan mengandalkan kegiatan tersebut kepada HRIS karena bisa lebih praktis.

Sehingga manajer dapat membuat lembar evaluasi sendiri untuk diserahkan kepada setiap karyawan. Beberapa jenis evaluasi melalui HRIS ialah evaluasi diri, skala peringkat, penilaian 360 derajat dan lain sebagainya.

Setiap hasil penilaian dapat ditinjau secara mudah untuk mengetahui kemajuan yang dihasilkan oleh karyawan. Sistem ini sangat membantu dalam melihat performa karyawan dari waktu ke waktu.

Human Resource Information System mempunyai peran penting dalam membantu divisi HR mengelola karyawan secara efisien. Hal yang dapat diatasi oleh HRIS adalah absensi, penggajian, cuti, lembur, tunjangan dan lain sebagainya.

Bagikan artikel:
error: Content is protected !!