Membuat absensi untuk anak sekolah akan sangat repot dan lama apabila dilakukan secara manual. Agar pembuatan absensi lebih cepat dan praktis maka pengajar harus menggunakan cara membuat absen di excel. Cara pembuatannya juga sangat mudah loh.
Selain itu di excel juga terdapat berbagai rumus yang dapat mempermudah pengguna dalam membuat absensi. Namun bagi yang masih bingung tentang bagaimana cara membuat absen, berikut ini akan dijelaskan secara lengkap tutorial pembuatannya!
Cara Membuat Absen di Excel
Cara membuatnya sangat simpel dan mudah. Dalam penjelasan kali ini akan menggunakan Excel 2016, namun sebenarnya Excel tahun berapa pun penggunaannya tidak jauh berbeda. Berikut ini langkah mudah pembuatan absen:
- Pertama-tama langsung saja buka aplikasi Microsoft Excel yang terpasang pada laptop atau komputer.
- Kemudian pengguna akan disuguhi tampilan Excel yang berkolom-kolom dan berbaris-baris.
- Untuk pembuatan absen silahkan memulainya dengan pembuatan judul pada absen. Cara membuatnya silahkan masuk ke tab Insert lalu pilih tulisan dengan klik “Word Art”.
- Selanjutnya silahkan pilih kolom A9 serta kolom selanjutnya untuk mengisi berbagai data, identitas, dan keterangan lainnya. Kemudian jangan lupa untuk mengisi kolom identitas.
- Kemudian untuk menulis keterangan pertemuan ke berapa, silahkan mulai dari kolom D9 untuk pertemuan pertama, kemudian untuk pertemuan kedua gunakan kolom E9. Jika ingin menambah kolom pertemuan secara otomatis maka silahkan blok D9 dan E9 kemudian tarik.
- Untuk lebar kolom silahkan diatur dan disesuaikan sendiri. Cara mengaturnya silahkan klik kanan dan pilihlah opsi “Column Width”.
- Kemudian buatlah dan isi kolom keterangan kehadiran dengan keterangan hadir, izin, sakit, alpa dan lain sebagainya.
- Agar cara membuat absen di Excel menjadi lebih mudah, silahkan gunakan fitur Conditional Formatting yang telah disediakan pada tab Home. Fitur ini membantu pengguna dalam menandai dan mengisi data secara otomatis dan cepat.
- Untuk mulai menggunakan fitur Conditional Formatting silahkan klik menu “Conditional Formatting Manager”.
- Kemudian silahkan klik “New Rule”, lalu masuk pada “Format Only Cells That Contain”.
- Setelah itu pilihlah opsi “Cells Value” lalu “Specific Text” kemudian tinggal lengkapi data yang dibutuhkan.
- Selanjutnya di kolom keterangan kehadiran yang telah dibuat sebelumnya silahkan isi kolom tersebut dengan huruf. Huruf A untuk keterangan alpa, huruf I untuk keterangan izin, dan huruf S untuk keterangan sakit.
- Kemudian silahkan beri warna huruf-huruf tersebut agar lebih mudah ketika membedakan absensi orang yang hadir, sakit, izin ataupun alpa.
- Lengkapi data setiap anggota.
Rumus-rumus Pembuatan Absen di Excel
Excel yang identik dengan perhitungan dan rumus sehingga untuk pembuatan absensi pun terdapat rumus-rumusnya tersendiri. Fungsi rumus sendiri untuk memudahkan pengguna dalam menghitung jumlah kehadiran dan lain sebagainya. Berikut ini rumus-rumus yang dapat digunakan untuk membuat absen:
- Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah hari masuk yaitu: =jumlah hari dalam satu bulan-COUNTIF(Jumlah hari alpa)-COUNTIF(Jumlah hari libur)-COUNTIF(Jumlah hari masuk).
- Untuk rumus jumlah siswa yang hadir yaitu: =COUNTIF(Range kehadiran,“H”).
- Kemudian rumus jumlah siswa yang tidak hadir adalah: =COUNTIF(Range kehadiran ,”A”).
- Adapun rumus jumlah siswa yang izin yaitu: =COUNTIF(Range kehadiran,”I”).
- Sedangkan rumus jumlah siswa yang sakit yaitu: =COUNTIF(Range kehadiran,”S”).
Nah demikianlah penjelasan mengenai cara membuat absen di Excel dengan sangat mudah dan cepat. Silahkan gunakan rumus absensi untuk mempermudah dalam melakukan rekapan absensi.