Adanya Microsoft Excel telah membantu para penggunanya untuk mengolah berbagai data, salah satunya yaitu absensi kehadiran. Tak heran jika cara buat absen di Excel adalah hal yang perlu diketahui terutama untuk para pemilik kepentingan.
Pencatatan kehadiran dalam kegiatan belajar mengajar maupun kegiatan kerja akan terkait dengan penilaian belajar dan juga penilaian kinerja. Absensi dalam dunia kerja juga dibutuhkan untuk menghitung penggajian para pekerja tersebut.
Cara Membuat Absen di Excel
Sekarang telah banyak versi dari Microsoft Excel yang dapat digunakan, masing-masing versi tersebut memiliki kelebihan tersendiri. Untuk memudahkan proses pembuatan absen ini pengguna disarankan untuk menggunakan versi Excel minimal tahun 2010.
1. Membuat Absensi di Excel 2010
Meskipun menggunakan aplikasi yang sama, cara buat absen di Excel pada setiap versinya tentu ada perbedaan. Versi Excel 2010 adalah salah satu versi yang masih banyak digunakan oleh pengguna karena fiturnya yang masih dirasa memadai.
- Bukalah MS Excel di perangkat pengguna kemudian buat judul dengan klik “Insert” lalu klik “Word Art”.
- Setelah itu pilih bagian sel yang akan digunakan untuk membuat tabel lalu buatlah tabel sesuai kebutuhan data.
- Pada kolom pertama pengguna dapat mengisinya dengan nomor urut kemudian kolom berikutnya diisi nama siswa atau karyawan.
- Pada kolom berikutnya silahkan isi tanggal kehadiran dilanjutkan dengan keterangan.
- Setelah itu aturlah lebar kolom dengan klik kanan lalu pilih “Column Width” dan masukkan lebar yang dikehendaki.
- Isilah nomor urut serta nama-nama pada kolom yang sesuai tambahkan pula beberapa variabel lain.
- Setelah itu klik“Conditional Formatting Manager” lanjutkan dengan “New Rule” untuk membuat kehadiran otomatis setelah sebelumnya blok sel yang diinginkan.
- Kemudian pilih “Format Only Cells That Contain” setelah itu “Cells Value” dan klik juga “Specific Text”.
- Pada kotak text yang kosong dapat diisikan huruf I untuk menunjukkan Izin.
- Setelah itu pilihlah opsi “Format” lalu tab “Fill” dan pilih warna untuk membedakan masing-masing keterangan.
- Ulangi cara tersebut untuk mengatur keterangan lainnya seperti hadir dan sakit.
2. Membuat Absen di Excel 2016
Setelah mengetahui cara membuat absensi dengan menggunakan Excel versi tahun 2010 selanjutnya adalah versi tahun 2016. Cara pembuatannya memang tidak jauh berbeda dengan versi 2010, namun agar tidak ada kesalahan ikutilah langkah berikut.
- Buka program Microsoft Excel 2016 seperti biasa lalu beri judul pada lembar kerja.
- Tekan Insert dan ketuk opsi Word Art, buat dan aturlah lebar kolom dengan opsi Column Width.
- Setelah itu berikan nama pada masing-masing kolom misal, nama siswa, pertemuan ke-, kehadiran, dan keterangan.
- Pada kolom pertemuan pengguna dapat membuatnya sesuai jumlah pertemuan yang direncanakan misalnya 25 kali pertemuan maka kolomnya berjumlah 25.
- Isilah keterangan kehadiran seperti alpa, hadir, sakit, izin, atau keterangan lainnya.
- Klik cell yang akan diisi dengan absensi lalu klik Conditional Formatting Manager. Pilih New Rule untuk membuat peraturan.
- Setelah itu masuklah ke menu Format Only Cells, That Contain dan pilih menu Cells Value dan juga Specific Text.
- Pada bagian kolom yang masih kosong di sebelah kanannya pengguna dapat menuliskan huruf. Gunanya sebagai tanda keterangan misalnya huruf S yang menandai sakit. caranya klik Format.
- Kemudian Tab Fill dan pilih juga warna untuk pembeda.
- Terakhir, isilah kolom sesuai dengan data masing-masing peserta absensi.
Cara Menghitung Persentase Kehadiran
Dengan Excel, pengguna dapat mengetahui jumlah yang hadir untuk membuat sebuah rekapan absensi dengan lengkap. Persentase kehadiran juga dapat diketahui dengan membagi jumlah anggota dengan jumlah yang hadir kemudian bagi jumlah hari dan dikalikan 100%.
Itulah penjelasan mengenai cara buat absen di excel beserta persentasenya yang tentu lebih mudah dibanding absensi manual. Dalam rekapan absensi, pengguna dapat memanfaatkan rumus SUM untuk menghitung jumlah berbagai variabel kehadiran.