Salah satu kendala yang cukup sering dialami para pengguna Microsoft Word yaitu file Word yang menjadi berantakan secara tiba-tiba. Cara agar file Word tidak berantakan saat dibuka dengan perangkat lain adalah hal penting untuk diketahui.
Hal tersebut biasanya terjadi karena penyimpanan file yang kurang tepat. Terjadinya masalah ini akan sangat mengganggu terutama ketika pengguna dalam deadline yang sudah mendesak.
Cara Agar Dokumen Microsoft Word Tidak Berantakan
Aplikasi MS Word merupakan software yang di pengolah kata yang paling sering digunakan saat ini. Penggunaan MS Word telah mencakup berbagai kegiatan sehari-hari dalam mengerjakan tugas maupun pekerjaan yang berkaitan dengan menulis.
Ketika menyusun suatu dokumen di MS Word pengguna tentu telah melakukan berbagai penataan agar dokumen tertata rapi. Namun ketika dipindahkan ke perangkat lain terkadang penataannya menjadi berubah, untuk mengatasinya pengguna dapat menyimak penjelasan berikut.
1. Simpan dalam Format Rich Text
Format penyimpanan otomatis ketika pengguna menyimpan file Microsoft Word di perangkat adalah docx. Agar file Word tidak berantakan ketika dibuka, pengguna dapat menyimpan file tersebut dalam format file yang berbeda berikut langkah-langkahnya.
- Buka dokumen yang akan dipindahkan ke perangkat lain.
- Selanjutnya buka menu File dan pilih opsi Save As kemudian pilihlah Komputer lalu lanjutkan dengan tekan opsi Browse.
- Apabila layar Save As telah ditampilkan selanjutnya pilihlah lokasi file tersebut akan disimpan.
- Lalu pada bagian Save As Type pilih opsi Rich Text Format (RTF).
- Setelah itu klik Save dan dokumen sudah tersimpan tersebut bisa dipindahkan tanpa membuat dokumennya berantakan ketika dibuka kembali.
2. Convert ke Format PDF
Cara agar file Word tidak berantakan selanjutnya adalah dengan convert atau mengubah dokumen Word menjadi PDF. Dengan format PDF tampilan penataan dokumen tidak akan berubah meskipun pindah ke perangkat lain dengan versi Word yang berbeda.
- Buka file dokumen Word tersebut lalu pilih opsi File yang ada di pojok kiri bagian atas lalu pilih menu Export.
- Lanjutkan dengan tekan opsi XPS Document atau Create PDF lalu simpan dokumen tersebut dengan nama lain yang berbeda.
- Setelah File Word jadi berformat PDF maka file tersebut dapat dikirim dan dibuka dimanapun tanpa berantakan lagi.
3. Simpan dalam Format Word 97-2003 Template
Pada cara yang pertama pengguna menyimpan file dengan format RTF untuk menghindari file yang berantakan. Selain format file RTF tersebut ada tipe file lain yang dapat digunakan yaitu format Word 97-2003 Template.
- Buka dokumen Word yang nantinya akan dibuka di perangkat lain.
- Setelah itu buka opsi File lalu pilih Save As kemudian pilihlah tempat penyimpanan.
- Pada opsi Save As pilih jenis file Word 97-2003.
- Setelah itu Simpan dan dokumen dapat dibuka di perangkat lain tanpa berantakan.
Cara Merapikan Tulisan di Word
Apabila ketiga cara di atas ternyata belum berhasil dan dokumen masih berantakan maka solusinya adalah dengan merapikannya. Agar proses merapikan dokumen ini bisa cepat, pengguna sebaiknya mengubah dokumen menjadi pdf terlebih dahulu lalu pastekan di Word.
- Blok semua tulisan yang berantakan dengan menggunakan CTRL + A.
- Pada bagian Styles pilih opsi Normal.
- Setelah itu klik kanan tepat pada bagian tulisan yang diblok, lalu pilih Paste Options. dan klik Keep Text Only.
Demikianlah pembahasan mengenai cara agar file Word tidak berantakan ketika dibuka di perangkat lain. Untuk menghindari terjadinya file Word berantakan ada baiknya pengguna selalu menggunakan versi Word yang sesuai dengan file asli tersebut.